Bij wie moet ik me eigenlijk ziekmelden? Is dat nog voor een bepaalde tijd? En welke informatie geef ik door? Zomaar wat vragen die een zieke werknemer kan hebben. Daarom is het fijn een helder verzuimprotocol te hebben. Zo weet iedereen in het bedrijf wat hij of zij moet doen bij ziekte. Hoeven ze het niet die dag zelf nog eens uit te zoeken.

Iedere werkgever krijgt te maken met ziekmeldingen. Of die mensen nu een dagje of langer uit de running zijn: er zijn altijd bepaalde stappen die je moet doorlopen. In een verzuimprotocol legt u die afspraken en regels vast. Het maakt onderdeel uit van het verzuimbeleid.

Een verzuimbeleid geeft aan hoe uw bedrijf omgaat met ziekteverzuim. Wat er geregeld wordt, hoe u zieke medewerkers begeleidt en wie dat doet, wat er komt kijken bij re-integratie en hoe jullie verzuim proberen te voorkomen. Het verzuimprotocol is dus het document met de regels rondom dat beleid.

Wet verbetering poortwachter

Bij verzuim speelt de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Dit is eigenlijk een soort stappenplan dat gevolgd moet worden. Een verzuimprotocol maken en verspreiden valt hier ook onder. U bent dus verplicht er één te hebben als werkgever. Zet eventueel de stappen van de Wvp er in. Ook is het handig om de eigen bedrijfsregels in het verzuimprotocol te benoemen.

Laten we beginnen met de ziekmelding zelf. Bij wie, op welke manier en hoe laat moet dat gemeld worden? Wat als de werknemer diegene niet kan bereiken? En hoe draagt hij zijn of haar taken of afspraken over? Beschrijf het allemaal in het verzuimprotocol. Voor u als werkgever zijn er regels over wat u wel en niet mag vragen aan de zieke medewerker.

Geen medische gegevens

Bij verzuim mag een werkgever of leidinggevende niet naar medische gegevens vragen. U mag dus niet vragen wat de werknemer mankeert. Ook niet of hij of zij bij een dokter is geweest. Dit kunt u ook in het verzuimprotocol vermelden. Dan weet de medewerker dat hij of zij het niet hoeft te zeggen. Mocht de collega het uit zichzelf vertellen, dan mag u het niet noteren.

Wat mag een werkgever of leidinggevende wel vragen?

  • Het telefoonnummer, e-mailadres en (verpleeg)adres.
  • Hoelang de afwezigheid vermoedelijk gaat duren.
  • Wat voor afspraken en/of werkzaamheden er staan, zodat een collega die eventueel kan overnemen.
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
  • Of er sprake is van een verkeersongeval, zodat de schade eventueel verhaald kan worden.
  • Of de Ziektewet als ‘vangnet’ geldt. Dit is zo bij 4 gevallen: als de medewerker ziek is door een zwangerschap of bevalling, ziek is door orgaandonatie, als de werknemer een no-riskpolis heeft of als hij of zij onder de Compensatieregeling valt.

Let op: u mag hierbij weer niet vragen om welke vangnetregeling het gaat.

De ziekmelding geeft u binnen een week door aan uw arbodienst. Dit mag natuurlijk ook direct. Zo vergeet u het ook niet.

Vervolgstappen

U merkt het. Bij alleen al de ziekmelding komen een hoop regels en eisen kijken. En dan hebben we het nog niet gehad over de vervolgstappen. Want waar meldt de collega zich weer beter? Wat gebeurt er als iemand langdurig ziek is? Wanneer krijgt de medewerker met de arbodienst te maken? En wat kan hij of zij dan verwachten? Ook dit soort informatie staat allemaal in het verzuimprotocol.

Samenvatting

Daarom zetten we alles even op een rij. Stap voor stap. Wat behandel je in een verzuimprotocol?

  1. Hoe meldt iemand zich ziek?
  2. Hoe houden jullie contact? Waar en wanneer?
  3. Waar of bij wie meldt de collega zich weer beter?
  4. Hoe werkt het als iemand langdurig ziek is?
  5. Wat voor regels over loondoorbetaling zijn er?
  6. Hoe zit het met ziekte in het buitenland?
  7. Hoe zit het als een medewerker op vakantie wilt tijdens de ziekte?
  8. Wanneer krijgen medewerkers te maken met de arbodienst?
  9. Wat zijn de contactgegevens van de arbodienst en wat doen zij precies?
  10. Wat kan de medewerkers verwachten tijdens het eerste ziektejaar? En tijdens het tweede?
  11. Wat gebeurt er al een werknemer de afspraken niet nakomt?
  12. Wat kunnen werknemers doen als ze een klacht hebben of het niet eens zijn met een beslissing van de bedrijfsarts?
  13. Wat doen jullie als bedrijf op het gebied van preventie?

Er zijn online voorbeelden te vinden van een verzuimprotocol. Ons advies is wel om deze alleen als basis te gebruiken. Jullie kunnen natuurlijk andere of eigen regels hebben. Zorg er natuurlijk ook voor dat iedereen het document weet te vinden. Laat nieuwe medewerkers het verzuimprotocol ondertekenen bij hun contract. En breng ‘m ook tussendoor weer eens onder de aandacht. Bijvoorbeeld als er veranderingen zijn.

Meer weten over het maken van een verzuimprotocol? Of het opstellen van het gehele verzuimbeleid? Laat het ons weten.